Personel Özlük Dosyaları: Nasıl Tutulmalı?
.jpg)
Özlük Dosyası Nedir?
Özlük dosyası, her bir çalışanın işyerinde çalıştığı süre boyunca, işe başlangıcından itibaren tüm önemli belgeleri içeren kayıttır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun Madde 75, işverenin her çalışana ait ayrı bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiğini belirtmektedir. Bu dosyada, çalışanın kimlik bilgileri, çalışma süreleri, SGK bildirimleri, sağlık raporları ve diğer resmi belgeler yer alır. İşveren, özlük dosyasındaki belgeleri saklamak ve gerektiğinde yetkili kişilere göstermekle yükümlüdür.
Personel Özlük Dosyası Tutmak Neden Gereklidir?
Personel özlük dosyası, sadece bir dosya yönetimi değil, aynı zamanda bir çalışanla işveren arasındaki ilişkinin yasal bir belgesidir. Çalışanın işyerinde bulunup bulunmadığı, işe başlama ve bitiş tarihleri, işyeri ile yaptığı sözleşmeler ve diğer önemli yazışmalar bu dosyada saklanır. Bu nedenle, özlük dosyası işverenin ve çalışanın haklarını güvence altına alır. Herhangi bir iş uyuşmazlığında, bu dosyadaki belgeler, tarafların iddialarına dair somut deliller sağlar.
Bunun yanı sıra, özlük dosyaları, işyerindeki personel hareketliliği, bordro ve vergi işlemleri gibi süreçlerin düzenli şekilde yürütülmesini sağlar. Ayrıca, çalışanların yasal haklarını korumak adına gerekli tüm belgeler, yasal denetimlerde ve vergi kontrol süreçlerinde de önemli bir yer tutar.
Özlük Dosyasında Neler Olmalı?
Özlük dosyasında yer alması gereken belgeler yalnızca işe giriş belgeleriyle sınırlı değildir. Çalışanın işe başladıktan sonra işyerine ilettiği tüm belgeler ve yazışmalar da dosyada saklanmalıdır. İşte bir personel özlük dosyasının içinde bulunması gereken temel belgeler:
Kimlik Fotokopisi: Çalışanın kimliğini doğrulayan belgeler.
İkametgah Belgesi: Çalışanın adres bilgisi.
Diploma veya Mezuniyet Belgesi: Çalışanın eğitim durumu.
Sabıka Kaydı: Özellikle güvenlik gereksinimlerini karşılamayan bir geçmişi olan çalışanlar için gereklidir.
Vesikalık Fotoğraf: Çalışanın kimlik tespiti amacıyla gereklidir.
Nüfus Kayıt Örneği: Aile bilgilerini gösterir.
Aile Durumunu Bildiren Belge: Aile bilgisi, vergi ve sigorta düzenlemeleri için önemlidir.
Erkek Çalışanlar İçin Askerlik Durumunu Bildiren Belge: Askerlik hizmetini tamamlayıp tamamlamadığına dair belge.
Sağlık Raporu: Çalışanın sağlık durumunu gösteren belge.
Kan Grubu Kartı: Çalışanın kan grubu bilgisi.
İş/Hizmet Sözleşmesi: Çalışanla yapılan sözleşme ve iş şartlarını belirleyen belgeler.
SGK İşe Giriş Bildirgesi: Sosyal Güvenlik Kurumu’na yapılan sigorta bildirimleri.
Özlük Dosyalarının Dijitalleşmesi Neden Önemli?
Dijital özlük dosyaları, işletmelerin insan kaynakları yönetimini hızlandırmak ve verimliliklerini artırmak adına önemli bir adımdır. Dijital ortama geçişin en önemli avantajları, belgelerin kolayca erişilebilir olması, veri güvenliğinin artırılması ve zamandan tasarruf sağlanmasıdır.
Dijital özlük dosyaları, kağıt tüketimini azaltarak çevre dostu bir çözüm sunar. Ayrıca, dijital sistemlerin, işverenin yasal düzenlemelere (örneğin, KVKK) uyum sağlamasına yardımcı olması da büyük bir avantajdır. Dijitalleştirme, personel verilerinin düzenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde hızlıca erişilmesini sağlar. Dijital sistemler ayrıca, veri kaybı riskini en aza indirir ve belgeleri güvenli bir şekilde korur.
Dijital özlük dosyalarına geçiş süreci, doğru planlama ve uygun yazılım seçimi gerektirir. İşte bu geçiş için 2025 yılında uygulanabilecek adımlar:
İhtiyaç Analizi Yapın: Mevcut süreçlerinizi ve dijitalleşme ile ilgili eksiklikleri belirleyin. Hangi belgelerin dijitalleştirileceğine ve nasıl düzenleneceğine karar verin.
Doğru Yazılımı Seçin: KVKK uyumlu, kullanıcı dostu bir yazılım sistemi tercih edin. Yazılımın, kişisel verilerin korunmasını sağlayacak özelliklere sahip olmasına özen gösterin.
Verileri Dijitalleştirin: Mevcut belgeleri dijital ortama aktarın. Kağıt dosyaların dijitalleştirilmesi, verilerin düzenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlar.
Güvenliği Sağlayın: Dijital dosyalar, şifreleme ve erişim yetkilendirme gibi güvenlik önlemleriyle korunmalıdır. Yetkili kişilerin dosyalara erişimini sınırlayın.
Çalışanları Eğitin: İnsan kaynakları ekibini, dijital dosya yönetimi ve yazılım kullanımı konusunda eğitin. Çalışanların, dijital sistemlere geçiş sürecine adapte olmaları önemlidir.
Dijital İmza Kullanın: Belgeleri dijital imzayla onaylayarak, yasal uyumluluğu artırın. Dijital imza, belgelerin güvenliğini sağlamak için etkili bir yöntemdir.
Bulut Teknolojisini Kullanın: Bulut tabanlı çözümlerle, dijital özlük dosyalarına her yerden erişim sağlanabilir. Bu da özellikle uzaktan çalışma modeline geçişte avantajlıdır.
Denetim Süreçlerini Kolaylaştırın: Dijital sistemlerle denetim süreçleri daha hızlı ve etkili bir şekilde gerçekleştirilebilir. İşverenler, yasal denetimlerde dijital dosyaları kolayca sunabilirler.
Personel Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanmalı?
Türk İş Kanunu'nda, personel özlük dosyalarının saklanma süresine dair bir hüküm bulunmamakla birlikte, SGK mevzuatına göre, işyerine ait resmi kayıt ve belgeler en az on yıl süreyle saklanmalıdır. Bu kılavuz, personel özlük dosyaları için de geçerlidir. Dolayısıyla, işyerindeki özlük dosyaları on yıl boyunca muhafaza edilmelidir. On yılın sonunda, dosyalar yasal düzenlemelere uygun şekilde imha edilmelidir.
