Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) Nedir? Kimler Ne Zaman Geçmek Zorunda?
Elektronik Ticari Defter Sistemi Nedir?
ETDS, şirketlerin fiziki olarak tuttuğu belirli ticari defterlerin dijital ortamda oluşturulması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlayan merkezi bir yapıdır. Özellikle e ticari defter düzenine geçmek isteyen firmalar için ETDS, hem yasal bir zorunluluk hem de dijital bir fırsat sunar. Bu sistemle pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi muhasebe dışı ticari defterler artık elektronik ortamda tutulabilir hale gelmiştir.
Kimler ETDS’ye Geçmek Zorunda?
1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren, Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketlerin ETDS’ye geçmesi zorunlu hale gelmiştir. Bu kapsamda bankalar, sigorta şirketleri, anonim şirket statüsündeki holdingler, finansal kiralama ve tüketici finansmanı şirketleri gibi kurumlar, elektronik ticaret e defter sistemine ilk dahil olan grubu oluşturur. Ayrıca bu tarihten sonra kurulan ve bakanlık iznine tabi olan tüm şirketler, kuruluş anında defterlerini dijital ortamda aktif hale getirmekle yükümlüdür.
1 Ocak 2026 itibarıyla ise tüm sermaye şirketleri için e ticari defter zorunluluğu başlayacaktır. Bu geçişle birlikte, defterlerin hem oluşturulması hem de saklanması dijital olarak yürütülecektir.
Gönüllü Olarak ETDS Kullanmak Mümkün mü?
Ticaret Bakanlığı, sadece zorunlu şirketleri değil, tüm şirketleri elektronik ticari defter sistemi ile tanıştırmayı hedefliyor. Bu nedenle, yükümlü kapsamına girmeyen şirketlerin de gönüllü olarak sisteme dahil olması mümkündür. Gönüllü geçişte, şirket yönetimi tarafından alınan kararla birlikte noter süreci işletilir ve defterler elektronik ortama taşınarak sistem aktif hale getirilir.
Geçiş Süreci Nasıl İşliyor?
Şirketin ETDS’ye geçişi sırasında, öncelikle yönetim kurulu kararıyla fiziki defterlerin kapanışına ve sistem kullanıcısının tanımlanmasına yönelik bir karar alınır. Ardından bu karar ve ilgili defterlerle birlikte noter süreci tamamlanır. Noter, defter kapanışlarını ve kullanıcı bilgisini ETDS sistemine iletir ve böylece ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması süreci başlatılmış olur.
Kuruluş aşamasında olan şirketler için ise süreç daha otomatiktir. MERSİS üzerinden hazırlanan kuruluş sözleşmesi esnasında sistem kullanıcısı tanımlanmakta ve şirket tesciliyle birlikte e defterler aktif hale gelmektedir.
Elektronik Ortamda Tutulabilecek Ticari Defterler
ETDS ile birlikte artık aşağıdaki defterler elektronik ortamda yasal geçerlilikle tutulabilmektedir:
Pay defteri
Yönetim/Müdürler Kurulu Karar Defteri
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Bu defterlerin ETDS üzerinden işlenmesi, zaman damgası, QR kod ve doğrulama kodları ile güvence altına alınmaktadır. Böylece hem mevzuata uygunluk sağlanmakta hem de şirket içi yönetim ve denetim süreçleri kolaylaşmaktadır.
2025 İçin Son Tarihler ve Uyulması Gerekenler
Fiziki defter kullanan şirketler için 2025 yılı kapanış tasdiklerinin en geç 30 Haziran 2025 tarihine kadar yapılması gerekmektedir. Aksi halde geçiş sürecinde gecikme yaşanabilir ve cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir. Aynı şekilde, 1 Temmuz 2025 itibarıyla yeni kurulan şirketlerin elektronik ticaret e defter sistemine kuruluşla birlikte dahil olmaları yasal zorunluluktur.
ETDS’nin Şirketlere Sağladığı Avantajlar
Elektronik ticari defter sistemi sadece bir yasal yükümlülük değil, aynı zamanda şirketler için dijitalleşme fırsatıdır. Sistem sayesinde:
Fiziksel arşiv yükü ortadan kalkar,
Defter tasdik ve ibraz süreçleri hızlanır,
Denetimlere hazırlık süresi azalır,
Uyum süreçleri daha kontrollü yürütülür,
Şirketler elektronik ticaret ortamına daha hızlı entegre olur.
Dijitalleşme Zorunluluk Değil, Rekabet Avantajıdır
ETDS ile birlikte e ticari defter dönemine geçiş, sadece mali ve hukuki bir gereklilik değil; aynı zamanda çağdaş işletme yönetimi anlayışının da bir parçasıdır. 2025 ve 2026 yıllarında tüm şirketlerin bu süreci iyi yönetmesi, elektronik ticari defter sistemine zamanında ve doğru şekilde entegre olması büyük önem taşıyor.
Bu dönüşümde geç kalmamak için, şimdiden şirket içi planlamaları yaparak dijitalleşmenin avantajlarından tam anlamıyla yararlanabilirsiniz.
100 SORUDA ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER SİSTEMİ İNCELEYEBİLİRSİNİZ; LİNK
