Cari Mutabakat Formu Nasıl Hazırlanır? Word Örneği ve Kontrol Listesi

Cari mutabakat formu, tarafların cari hesap kayıtlarını karşılaştırarak bakiye tutarını ve borç-alacak yönünü doğrulamasının ardından hazırlanır. Taraflar; firma bilgilerini, mutabakat dönemini, para birimini, bakiye tarihini ve yanıt alanlarını forma eksiksiz şekilde ekler.Doğru hazırlanan bir mutabakat formu, işletmeler arasındaki cari bakiye farklarını erken aşamada ortaya çıkarır. Taraflar bu süreçte eksik veya mükerrer faturaları, kayıtlara işlenmeyen ödemeleri, mahsup kayıtlarını ve dönem farklılıklarını tespit eder. Ayrıca borç ve alacak ifadelerinin hangi tarafın kayıtlarına göre kullanıldığını açıkça belirtir.

Cari Mutabakat Formu Nedir?

Cari mutabakat formu, alıcı ve satıcı firmaların cari hesap bakiyelerini eşitlemek amacıyla karşılıklı olarak imzalamak veya onaylamak için kullandığı muhasebe belgesidir. Bu form; firmalar arasındaki borç ve alacak durumunu netleştirir, dönem sonu hesap kapatma süreçlerini hızlandırır ve olası ticari uyuşmazlıkların önüne geçer.

Formda Hangi Bilgiler Bulunmalı?

Cari mutabakat formu, her iki tarafın muhasebe kayıtlarını eksiksiz karşılaştırabilmesi için kanuni ve operasyonel verileri eksiksiz içermelidir. Formun geçerli ve güvenilir sayılması için metin üzerinde yer alması gereken temel unsurlar şunlardır:

• Taraf Bilgileri: Gönderen ve alıcı firmanın unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (VKN/TCKN).

• Dönem ve Tarih: Mutabakatın yapıldığı bakiye tarihi (örneğin 31.12.2026 itibarıyla) ve formun düzenlenme tarihi.

• Para Birimi ve Tutar: Hesap bakiyesinin geçerli olduğu para birimi (TRY, USD, EUR) ve net bakiye tutarı.

• Bakiye Yönü: Kayıtlara göre bakiyenin borç mu yoksa alacak mı olduğunun net ifadesi.

• Belge ve Hesap Ekstresi: Mutabakat formuna eklenen detaylı hesap ekstresi referansı.

• Yanıt ve Onay Alanı: Alıcı firmanın "Mutabıkız" veya "Mutabık Değiliz" seçeneğini işaretleyeceği onay bölümü.

• Yetkili İmzası ve Kaşe: Taraf şirket yetkililerinin ıslak imzası, kaşesi veya dijital onay verileri.

Cari Mutabakat Nasıl Yapılır?

Cari mutabakat, sistem kayıtlarının taranmasıyla başlayan ve karşılıklı teyit metninin arşivlenmesiyle tamamlanan 6 adımlı bir süreçtir. Doğru bir cari mutabakat yapabilmek için aşağıdaki adımları sırasıyla takip etmeniz gerekir:

1. Kayıtları Kapatın: Mutabakat tarihine kadar olan tüm fatura, banka transferi, çek, senet ve iade kayıtlarını muhasebe sisteminize eksiksiz işleyin.

2. Hesap Ekstresi Çıkarın: Bakiye tarihi itibarıyla cari hesabın detaylı ekstresini oluşturun ve yürüyen bakiyeyi kontrol edin.

3. Bakiye Yönünü ve Tutarını Belirleyin: Kayıtlarınıza göre karşı tarafın borçlu mu yoksa alacaklı mı olduğunu netleştirin.

4. Mutabakat Formunu Hazırlayın: Belirlenen tutar, yön ve tarih bilgilerini mutabakat formu belgesine aktarın.

5. Formu Gönderin: Hazırladığınız formu ekstre ile birlikte e-posta, KEP veya dijital mutabakat sistemleri üzerinden karşı tarafa iletin.

6. Yanıtı Kaydedin ve Arşivleyin: Karşı taraftan gelen onaylı yanıtı kaydedin; fark varsa inceleme sürecini başlatın.

Borç ve Alacak Yönü Nasıl Yazılır?

Borç ve alacak yönü, formu gönderen işletmenin kendi muhasebe kayıtları esas alınarak yazılır. Gönderen tarafın kayıtlarında alacak görünen bir tutar, alıcı tarafın kayıtlarında borç olarak yer alır.

Aşağıdaki tablo, gönderen ve alıcı firmaların perspektifine göre bakiye yönünün nasıl ifade edilmesi gerektiğini gösterir:

Mutabık Değil Yanıtında Fark Nasıl Çözülür?

Mutabık değil yanıtı alındığında, iki firmanın hesap ekstreleri satır satır karşılaştırılarak uyuşmazlığa neden olan fark kaynağı tespit edilir. Fark giderme sürecinde izlenmesi gereken çözüm sırası şöyledir:

1. Eksik veya Çift Kaydedilmiş Fatura Kontrolü

Taraflardan birinin düzenlediği faturayı diğer tarafın muhasebeleştirmemiş olması veya faturanın sisteme mükerrer girilmesi en sık karşılaşılan fark nedenidir. Ekstreler üzerinden fatura numaraları ve tutarları tek tek eşleştirilmelidir.

2. Yoldaki Ödemeler ve Tarih Kaymaları

Gönderen firmanın dönem sonundan önce yaptığı EFT/havale işlemleri, alıcı firmanın banka hesaplarına bir sonraki iş gününde geçmiş olabilir. Dekont tarihleri kontrol edilerek valör farkları belirlenir.

3. İade, İskonto ve Fiyat Farkı Faturaları

Düzenlenen iade faturalarının veya iskonto dekontlarının karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı teyit edilmelidir. İki tarafın da ilgili belgeleri kayıtlarına aldığından emin olunmalıdır.

4. Kur Farkı ve Dönem Kaymaları

Dövizli cari hesaplarda kullanılan TCMB döviz alış/satış kurlarının ve dönem sonu değerleme tarihlerinin uyumu denetlenmelidir. Yanlış kur kullanımı kaynaklı farklar düzeltme fişleriyle giderilir.

Cari Hesap Mutabakat Formu Word Örneği

İşletmeler operasyonel ihtiyaçlarına göre farklı türde cari hesap mutabakat formu örnekleri kullanabilirler. Aşağıda, boş ve doldurulmuş formatlarını doğrudan inceleyebileceğiniz cari mutabakat formu örneği aşağıdaki linkte yer almaktadır, linki açıp indirebilirsiniz.

Cari Hesap Mutabakat Formu Word Örneği

Mutabakat Formu Türleri

• Bakiyeli Mutabakat Formu: Belirli bir tarihteki net borç veya alacak tutarını belirterek gönderilen standart form türüdür.

• Bakiyesiz Mutabakat Formu: Karşı tarafın kendi kayıtlarındaki bakiyeyi yazması amacıyla tutar belirtilmeden gönderilen formdur.

• Ekstreli Mutabakat Formu: Tutarın yanı sıra döneme ait tüm detaylı hareketleri içeren ekstre ile iletilen belgedir.

Güvenli Gönderim ve Kanıt İzi

Hazırladığınız cari mutabakat formu örneği belgelerini e-posta, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) veya dijital mutabakat platformları üzerinden iletebilirsiniz. Hukuki geçerlilik ve kanıt yükümlülüğü açısından KEP üzerinden iletilen ve e-imza ile onaylanan mutabakatlar en yüksek hukuki güvenceyi sağlar.

Sık Sorulan Sorular

Mutabakat formuna cevap verme süresi kaç gündür?

Türk Ticaret Kanunu (TTK) kapsamında aksine bir cari hesap sözleşmesi veya ticari teamül yoksa, gönderilen mutabakat yazısına veya hesap özetine bir ay içinde itiraz edilmemesi durumunda hesap bakiyesi kabul edilmiş sayılabilir. Ancak sözleşme hükümleri ve bildirim yöntemi bu süreci etkiler.

Cari mutabakat formu düzenlemek zorunlu mudur?

Cari mutabakat formu düzenlemek kanunen doğrudan ceza gerektiren bir zorunluluk değildir; ancak Vergi Usul Kanunu çerçevesinde mali tabloların doğruluğunu kanıtlamak ve dönem sonu envanter çalışmalarını doğru yürütmek için muhasebe standartları gereği yapılması zorunlu kabul edilir.

E-posta ile yapılan mutabakatlar geçerli midir?

Standart e-posta ile yapılan mutabakatlar taraflar arasında ikrar niteliği taşısa da tam bir hukuki delil oluşturmayabilir. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve güvenli e-imza ile yapılan dijital mutabakatlar ise hukuken kesin delil niteliği taşımaktadır.

Mutabık olunmayan durumlarda ne yapılır?

İki tarafın muhasebe ekipleri ekstreleri karşılıklı paylaşır, fatura ve ödeme kayıtlarını eşleştirir ve tespit edilen fark için düzeltme kaydı oluşturur.

Dövizli cari hesaplarda mutabakat nasıl yapılır?

Dövizli hesaplarda mutabakat hem döviz cinsinden (USD, EUR vb.) hem de işlemin gerçekleştiği/değerlendiği tarihteki TL karşılığı üzerinden çift yönlü olarak yapılır.

Şirket ortaklarının cari hesapları için bu form kullanılır mı?

Hayır, bu form üçüncü taraf ticari işletmelerle yapılan bakiyeler içindir. Şirket ortaklarının işletmeyle olan borç-alacak ilişkileri 131 ve 331 numaralı hesaplarda izlenir ve farklı muhasebe/vergi kurallarına tabidir.

Dijital mutabakat kullanmanın avantajı nedir?

Dijital mutabakat sistemleri; toplu form gönderimi, otomatik SMS/e-posta hatırlatmaları, ekstre eşleştirme ve anlık raporlama sağlayarak muhasebe ekiplerinin zaman kaybını ve operasyonel yükünü ciddi oranda azaltır.

 Bu makalede sunulan açıklama ve şablonlar genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Şirketiniz nezdinde doğabilecek hukuki ve mali uyuşmazlıklarda karar almadan önce mutlaka SMMM, YMM veya hukuk uzmanınıza danışmanız tavsiye edilir.