381 Hesap Nedir? Gider Tahakkukları Hesabı ve İşleyişi

381 Gider Tahakkukları Hesabı, cari döneme ait olduğu ve mahiyeti ile tutarı kesinleştiği hâlde gelecek aylarda ödenecek, belgeye dayalı gider tahakkuklarının izlendiği pasif karakterli bir bilanço hesabıdır.

381 Gider Tahakkukları Hesabı 

• Ne İşe Yarar: Dönemde oluşan ama ödemesi sonraki döneme sarkan, belgeli giderleri izler.

• Borç / Alacak: Tahakkuk kaydında alacak, ödeme ve kapanış kaydında borç çalışır.

• Mali Tablo / Grup: Bilanço – Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar (pasif karakterli, 38 grubu).

• Tipik Karşı Hesaplar: Giderin niteliğine göre 740, 760, 770 veya 780 gibi gider hesapları; fatura ve ödeme aşamasında ise 191, 320, 100 veya 102 hesapları kullanılabilir.

381 Gider Tahakkukları Hesabı Ne Demek?

381 Gider Tahakkukları Hesabı, 38 Gelecek Aylara Ait Gelirler ve Gider Tahakkukları grubunda yer alan pasif karakterli bir bilanço hesabıdır. İşletmeler, cari döneme ait olan; mahiyeti ve tutarı kesinleşmiş ancak ödemesi gelecek aylarda yapılacak giderleri bu hesapta izler.

Muhasebenin dönemsellik ilkesi gereğince giderler, ödeme veya fatura tarihi beklenmeden ait oldukları dönemin sonuç hesaplarına yansıtılır. Bu nedenle cari dönemde gerçekleşen ve belgeye dayalı olarak tutarı kesinleşen gider tahakkukları, ilgili gider hesabına borç; 381 Gider Tahakkukları Hesabına ise alacak kaydedilir. Ödeme yapıldığında veya tahakkuk kapatıldığında 381 hesap borçlandırılır.

381 Hesap Borç mu Alacak mı Çalışır?

381 Gider Tahakkukları Hesabı, giderin tahakkuk ettirildiği anda alacak, ödeme veya kapanış anında ise borç olarak çalışır.

Gider dönemsellik ilkesi gereği ilgili dönemin gider hesaplarına (770, 780 vb.) borç kaydı yapılırken, henüz ödenmeyen bu tutar 381 hesaba alacak kaydedilir. İzleyen dönemde fiili ödeme gerçekleştiğinde veya fatura ulaştığında 381 hesap borçlandırılarak kapatılır.

381 Hesabın İşleyişi: Tahakkuk ve Kapanış

• Yapılan tahakkuklar ilgili gider ve zarar hesaplarına borç, bu hesaba alacak kaydedilir. Yapılan ödemeler ise bu hesaba borç kaydedilerek hesap kapatılır.

• Giderin Dönemselliği: Dönem sonları itibarıyla gerçekleşmiş olmasına rağmen henüz işletmeden istenebilir duruma gelmeyen giderler, ilgili gider hesaplarına alınırken bu hesap alacaklandırılır.

• Uygulama Yöntemleri: Aylık veya üç aylık finansal tablo düzenleyen işletmelerde, izleyen ayda ödenecek duruma gelmeyecek olan gider tahakkukları:

  1. İzleyen ayın başında iptal edilerek ay sonunda yeni gider tutarına göre yeniden yapılır,

  2. Ya da tahakkuk eden gider tutarı her ay sonunda yeni tutarına yükseltilir.

Örnek Üzerinden Hesap İşleyişi

Örnek Senaryo:

İşletme, 1 Eylül günü bir bankadan %16 faiz oranlı, 6 ay vadeli 200.000 TL’lik emtia karşılığı kredi almıştır.

a) İşletme Aylık Finansal Rapor Düzenliyorsa

i. Her ayın sonunda tahakkuk miktarının ay sonu itibariyle işlemiş faiz miktarına ulaştırılması yöntemi:

• Eylül ayı sonunda faiz tahakkuku (30/09):
  200.000,00 X 16 X 30 / 36.000 = 2.666,67 TL

-------------------- 30/09/… --------------------

780 FİNANSMAN GİDERLERİ            2.666,67

        481 GİDER TAHAKKUKLARI                            2.666,67

        481.80 Finansman Giderleri

               Tahakkukları

---------------------------------------------------

• Ekim ayı sonunda mevcut tahakkuk tutarının yükseltilmesi (31/10):
  200.000,00 X 16 X 31/36.000 = 2.755,56 TL

-------------------- 31/10/... --------------------

780 FİNANSMAN GİDERLERİ            2.755,56

        481 GİDER TAHAKKUKLARI               2.755,56

        481.80 Finansman Giderleri

               Tahakkukları

---------------------------------------------------

Yıl Sonu (Aralık) Durumu ve Kısa Vadeli Hesaba Aktarma (381):

Aralık ayı sonunda 481 Gider Tahakkukları hesabının durumu şöyle olur:

• 481 GİDER TAHAKKUKLARI

  • 30/09: 2.666,67

  • 31/10: 2.755,56

  • 30/11: 2.666,67

  • 31/12: 2.755,56

  • Toplam: 10.844,46 TL

Vade izleyen yılda 1 yıla indiği için (kısa vadeli hale geldiği için) yıl sonunda 381 Gider Tahakkukları hesabına aktarılır:

-------------------- .../.../... --------------------

481 GİDER TAHAKKUKLARI               10.844,46

    481.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

        381 GİDER TAHAKKUKLARI                  10.844,46

        381.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

-----------------------------------------------------

İzleyen yılın Şubat ayı sonunda tahakkuk hesabındaki faiz miktarı ödenecek faiz miktarına eşitlenecek, ödeme bu hesapla karşılaştırılacaktır.

• 381 GİDER TAHAKKUKLARI

  • 01/01: 10.844,46

  • 31/01: 2.755,56

  • 28/02: 2.488,88

  • Toplam: 16.088,90 TL

• Ödeme Anı (01/03):
  Toplanan toplam faiz miktarı 200.000,00 X16 X 181/36.000 = 16.088,90 TL kredi ana parasıyla birlikte ödenir:

-------------------- 01/03/... --------------------

300 BANKA KREDİLERİ               200.000,00

    300.00 Türk Paralı Krediler

381 GİDER TAHAKKUKLARI             16.088,90

    381.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

        100 KASA                               216.088,90

---------------------------------------------------

Alternatif (İzleyen Yıl Faiz Giderinin Doğrudan Dönem Giderine Yazılması):

İzleyen yılın faiz giderleri ödeme sırasında doğrudan 780 Finansman Giderleri hesabına yazılabilir:

200.000,00 X16 X59 / 36.000 = 5.244,44 TL

-------------------- 01/03/... --------------------

300 BANKA KREDİLERİ               200.000,00

    300.00 Türk Paralı Krediler

381 GİDER TAHAKKUKLARI             10.844,46

    381.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

780 FİNANSMAN GİDERLERİ             5.244,44

        102 BANKALAR                           216.088,90

---------------------------------------------------

ii. Tahakkukun her ayın başında iptal edilip ay sonunda o ay sonundaki tutara göre yeniden yapılması:

• Ekim ayı başında iptal (01/10):

-------------------- 01/10/... --------------------

481 GİDER TAHAKKUKLARI              2.666,67

    481.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

        780 FİNANSMAN GİDERLERİ                 2.666,67

---------------------------------------------------

• Ekim ayı sonunda tahakkuk (31/10):
  200.000,00 X 16 X 61 / 36.000 = 5.422,23 TL

-------------------- 31/10/... --------------------

780 FİNANSMAN GİDERLERİ             5.422,23

        481 GİDER TAHAKKUKLARI                  5.422,23

        481.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

---------------------------------------------------

b) İşletme Yıllık Faaliyet Raporu Düzenliyorsa

Tahakkuk işlemi sadece yıl sonunda gerçekleştirilir:

200.000,00 X 16 X 122 / 36.000 = 10.844,46 TL

-------------------- 31/12/... --------------------

780 FİNANSMAN GİDERLERİ            10.844,46

        381 GİDER TAHAKKUKLARI                  10.844,46

        381.80 Finansman Giderleri Tahakkukları

---------------------------------------------------

381 Hangi Mali Tabloda Yer Alır?

381 Gider Tahakkukları Hesabı, Bilançonun "Pasif" tarafında, "Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar" ana grubu altındaki "38 Gelecek Aylara Ait Giderler ve Gelir Tahakkukları" grubunda yer alır.

İşletmenin bir yıl içinde ödeyeceği kesinleşmiş ancak henüz vadesi gelmemiş borç ve gider yükümlülüklerini gösterir. Dönem sonu bilançosunda alacak bakiyesiyle görünen bu hesap, işletmenin kısa vadeli borç yapısını şeffaf biçimde sunar.

Sık Sorulan Sorular

381 ile 481 Hesap Arasındaki Fark Nedir?

381 Gider Tahakkukları Hesabı süresi 1 yıla kadar olan kısa vadeli gider tahakkuklarını izlerken, 481 Gider Tahakkukları Hesabı vadesi 1 yılı aşan uzun vadeli gider tahakkuklarını takip eder.

381 Hesabın Karşı Hesabı Hangi Hesaplardır?

Tahakkuk aşamasında karşı hesap olarak 770 Genel Yönetim Giderleri, 780 Finansman Giderleri veya 632 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri kullanılır; ödeme ve kapanış aşamasında ise 100 Kasa, 102 Bankalar veya 320 Satıcılar hesapları kullanılır.

381 Hesap Bilanço Katlanmasında Nasıl Görünür?

381 hesap, pasif karakterli bir hesap olduğu için bilançoda her zaman alacak bakiyesi şeklinde Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar altında görünür.

381 Gider Tahakkukları Hesabı, dönemsellik ilkesine uygun olarak giderlerin doğru zamanda kaydedilmesini ve bilançoda doğru sunulmasını sağlar.