İade Faturası Nedir, Nasıl Kesilir?

Ticari hayat sadece satış ve tahsilattan ibaret değil. Her sektörde, ister fiziki mağaza ister e-ticaret olsun, en sık karşılaşılan işlemlerden biri de ürün veya hizmet iadesi.

Yanlış ürün gönderimi, ayıplı mal, bedel iadesi, stok mutabakatı gibi farklı nedenlerle iade işlemi ortaya çıktığında, bu durumun belgesel karşılığı çoğu zaman iade faturası oluyor.

Peki iade faturası tam olarak nedir, nasıl düzenlenir, en geç ne zamana kadar kesilmesi gerekir ve hangi bilgileri içermeli?

Bu rehberde, uygulamada en çok sorulan başlıkları sade ve teknik dili koruyarak ele alalım.

1. İade Faturası Nedir?

İade faturası, daha önce satışı yapılmış bir malın veya sunulmuş bir hizmetin, belirli şartlar altında kısmen ya da tamamen iade edilmesi durumunda düzenlenen fatura türü.

İade şu nedenlerle gündeme gelebilir:

  • Malın ayıplı çıkması

  • Yanlış ürün gönderilmesi

  • Ölçü, renk, model uyuşmazlığı

  • Sözleşme şartlarına uymayan hizmet

  • Müşterinin cayma hakkını kullanması

Bu durumda, ticari işlemin muhasebe kayıtlarına doğru şekilde yansıtılması ve KDV dâhil tüm kalemlerin düzeltilmesi için iade faturası düzenlemek gerekiyor.

İade faturası aynı zamanda;

  • İade işlemine ilişkin vergisel düzeltmenin dayanağı,

  • Taraflar arasındaki uyuşmazlıklarda resmî ispat aracı,

  • Stok ve gelir tablosu kalemlerinde geriye dönük düzeltme yapılmasını sağlayan belge konumunda.

2. İade Faturası Nasıl Kesilir?

İade faturası düzenleme şekli, belgenin kağıt fatura mı, e-Fatura/e-Arşiv mi olduğuna göre değişiyor. Temel ilke şu:

İade faturası, mümkün olduğunca satış faturası ile aynı kalemler üzerinden, fakat ters yönde (iade yönünde) düzenlenmeli.

2.1. Kağıt (Matbu) İade Faturası

Kağıt ortamda düzenlenecek iade faturalarında şu adımlar takip ediliyor:

  1. Normal fatura koçanı kullanılıyor; ayrıca özel bir “iade fatura koçanı” zorunluluğu yok.

  2. Faturanın üst kısmına veya uygun bir yerine mutlaka

    “İADE FATURASIDIR” ibaresi yazılıyor.

  3. İade edilen ürüne ilişkin;

    • Mal/hizmetin adı,

    • Birim, miktar,

    • Birim fiyat,

    • Toplam tutar,

    • İlgili KDV oranı ve tutarı
      satış faturasıyla bire bir uyumlu olacak şekilde yazılıyor.

  4. Eğer satış sonrasında ürünün fiyatı artmış ya da azalmışsa, iade faturasında satış anındaki fiyat dikkate alınıyor.

  5. KDV veya diğer vergi oranlarında değişiklik olmuşsa bile, iade faturası satış tarihindeki vergi oranları üzerinden düzenleniyor.

  6. Satış faturası bilgileri (tarih, seri-sıra no) iade faturasında ayrıca belirtiliyor.

2.2. e-Fatura ve e-Arşiv İade Faturası

e-Fatura veya e-Arşiv Fatura sisteminde iade süreci çok daha pratik işliyor. Genel mantık şu şekilde:

  1. Kullanılan entegrasyon/portal/ERP sistemine giriş yapılıyor.

  2. Fatura oluşturma ekranında “İade Faturası” ya da “İade” tipi seçiliyor.

  3. Mümkünse sistem üzerinden, iadesi yapılacak satış faturası referans gösterilerek (bağlantılı fatura) işlem başlatılıyor.

  4. Ürün/hizmet satırları satış faturasıyla uyumlu şekilde sisteme çekiliyor; miktar kısmında iade edilen adet kadar düzeltme yapılıyor.

  5. Sistem otomatik olarak KDV ve toplam tutarları hesaplıyor; kullanıcı kontrollerini yapıp faturayı onaylıyor.

  6. Düzenlenen e-İade faturası karşı tarafa elektronik ortamda iletiliyor ve GİB kayıtlarına düşüyor.

Bu yöntemle, hem stok hem de KDV kayıtlarında satış işleminin tam tersine çalışan bir düzeltme kaydı oluşturulmuş oluyor.

3. İade Faturası En Geç Ne Zaman Kesilir?

İade faturasının ne zamana kadar kesilebileceği, iade nedenine ve tarafların hukuki statüsüne göre değişiyor; ancak pratikte birkaç temel çerçeve öne çıkıyor:

  • Tüketici işlemlerinde (Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında), cayma hakkı ve ayıplı mal iadesi için genellikle 14 günlük süre esas alınıyor. Tüketici bu süre içinde ürünü iade ettiğinde, satıcı iade faturası veya düzeltme belgesini iade işlemiyle aynı dönemde düzenlemeli.

  • Ticari ilişkilerde, faturaya itiraz süresi Türk Ticaret Kanunu’na göre 8 gün; bu süre içinde faturaya itiraz gelmemişse kabul edilmiş sayılıyor. İade sürecinde de, taraflar genellikle ilgili dönemde mutabakata varıp faturayı buna göre düzenliyor.

  • Vergisel açıdan, iade düzeltmesinin ilgili KDV döneminde beyan edilmesi esastır. Gecikme durumunda düzeltme beyannamesi ve gecikme faizi gibi sonuçlar gündeme gelebilir.

Özetle: İade işlemi hangi tarihte fiilen gerçekleşiyorsa, iade faturası da mümkün olduğunca o tarihle aynı vergilendirme döneminde kesilmeli.

4. İade Faturasında Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

İade faturası, genel fatura zorunlu alanlarına ek olarak iade işlemine özgü bazı bilgileri de içermeli. Temel başlıklar şöyle:

  • Fatura düzenleyenin unvanı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası / TCKN

  • Fatura alıcısının unvanı/adı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası / TCKN

  • Fatura tarihi ve numarası

  • “İade Faturasıdır” ibaresi (özellikle kağıt faturalarda)

  • İlgili satış faturası tarihi ve seri-sıra numarası

  • İade edilen mal veya hizmetin:

    • Adı / açıklaması

    • Birimi (adet, kg, paket vb.)

    • Miktarı

    • Birim fiyatı (satıştaki fiyat)

    • Ara toplamı

  • KDV oranı ve tutarı

  • Diğer vergi ve fonlar (varsa)

  • Genel toplam

  • Düzenleyenin imza/e-imza bilgileri

Bu bilgiler eksiksiz ve doğru olduğu sürece, iade faturası hem muhasebe hem de vergi incelemeleri açısından sağlıklı bir dayanak oluşturuyor.

5. İade Faturası Türleri: Alış İadesi, Satış İadesi, Hizmet İadesi, Gider Pusulası

Uygulamada “tek tip” iade faturası yok. İşlemin yönüne ve tarafların durumuna göre farklı isimler kullanılıyor:

5.1. Satıştan İade Faturası

Satışı yapan işletmenin, daha önce sattığı malı geri aldığında düzenlediği iade faturası.
Genelde satıcı işletme tarafından kesiliyor ve satışı tersine çeviren bir kayıt etkisi yaratıyor.

5.2. Alıştan İade Faturası

Bir işletmenin tedarikçisinden satın aldığı malı iade etmesi durumunda, alıcının tedarikçiye kestiği iade faturası.

Bu durumda;

  • Alış faturası düzeltme konusu oluyor,

  • Stoklar ve maliyetler yeniden hesaplanıyor.

5.3. Hizmet İade Faturası

Ortada somut bir mal yoksa, yani konu hizmet ise (danışmanlık, bakım, yazılım lisansı, eğitim vb.), hizmetin iptal veya iadesi durumunda düzenlenen iade faturası türü.

5.4. Gider Pusulası ile İade

Vergi mükellefi olmayan kişilerle işlemlerde, çoğu zaman gider pusulası kullanılıyor.
Bu belge, iade sürecinde de devreye girebiliyor; özellikle vergi mükellefi olmayan kişiden mal/hizmet alınırken veya iade edilirken ticari kaydın dayanağı oluyor.

6. İade Faturası ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

6.1. İade faturasında KDV olur mu?

Evet. İade faturası, satış faturası ile aynı KDV oran ve matrahlarını esas almalı.
Satış faturasında %10 KDV varsa, iade faturasında da aynı oran üzerinden KDV hesaplanmalı. Böylece hem satıcının hem alıcının KDV kayıtları dengeleniyor.

6.2. Tevkifatlı işlemlerde iade faturası nasıl düzenlenir?

Tevkifatlı satışların iadesinde:

  • Düzeltme, işlem bedeli üzerinden hesaplanan KDV’nin tevkifata tabi tutulmayan kısmı üzerinden yapılıyor.

  • Sorunlu sıfatıyla beyan edilip indirime konu edilen kısım için ayrıca düzeltme yapılmıyor.

Bu nedenle tevkifatlı işlemlerde, muhasebe kaydını atmadan önce mali müşavirle birlikte satır bazlı kontrol yapmak önemli.

6.3. İade faturasına itiraz edilebilir mi?

Evet. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre, faturaya kesildiği tarihten itibaren 8 gün içinde itiraz edilmezse fatura içeriği kabul edilmiş sayılıyor.

İade faturası da bu kapsama giriyor.
Taraf iade koşullarını kabul etmiyorsa, faturaya süresi içinde yazılı itirazda bulunmalı.

6.4. İade faturası iptal edilebilir mi?

Yanlış kişi/kuruma düzenlenen, yanlış tutar içeren veya hukuken geçerli bir iade işlemine dayanmayan faturalar için iptal/ret süreci gündeme gelebiliyor.

  • e-Fatura ve e-Arşivde, GİB’in belirlediği iptal/ret süreleri ve yöntemleri (ret yanıtı, portal üzerinden iptal vb.) takip edilmeli.

  • Süresinde iptal/ret yapılmayan belgeler, sistem tarafından kabul edilmiş sayılabiliyor.

Bu nedenle, iade faturası düzenlerken hem tarih, hem alıcı bilgileri hem de referans satış faturası dikkatle kontrol edilmeli.

6.5. İade faturasını kim düzenler?

Genel kural şu:

  • Vergi mükellefi olan taraflar, aralarındaki iade işlemi için iade faturası düzenleyebilir.

  • Bireysel tüketiciler (vergi mükellefi olmayanlar) iade faturası kesmez; bu durumda iade süreci satıcı işletme tarafından, kendi kayıtları üzerinden yönetilir (iade faturası, gider pusulası vb.).

6.6. Düzenlenen iade faturaları nereden görüntülenir?

  • e-Fatura/e-Arşiv için: GİB e-Belge portalları veya kullanılan özel entegratör/ERP sistemleri üzerinden,

  • Kağıt faturalar için: İşletmenin fiziksel/elektronik arşiv kayıtlarından

fatura tarih, numara ve alıcı bazında iade faturaları görüntülenebiliyor.

Diğer Makaleler