Sık Sorulan Sorular

İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan pay defteri, yönetim/müdürler kurulu
karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda
oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına yönelik usul ve esaslar ile ETDS
14/02/2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan İşletmenin
Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması
Hakkında Tebliğ’de düzenleme altına alınmıştır.
Bununla birlikte, 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan
Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1) ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve
6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin
elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul
ve esaslar düzenlenmiştir. Bu Tebliğ uyarınca elektronik defter uygulamasında
format ve standardı belirlenen defterlerin elektronik ortamda tutulması mümkün
bulunmaktadır. Uygulamada yevmiye defteri, defteri kebir (büyük defter) ve
envanter defterinin format ve standardı belirlenmiş olup, söz konusu defterleri
işletmenin muhasebesiyle ilgili olan defter olarak sınıflandırmak mümkündür.

Kaydetme, güncelleme, silme ve görüntüleme işlemlerinin ETDS’de
gerçekleştirilmesi için sayılan bu yetkilerin sistem kullanıcısı adına tanımlanmış
olması gerekmektedir. Yalnızca görüntüleme yetkisi, kullanıcıya güncelleme ve
silme işlemini yapabilme imkânı vermeyecektir.

Sistem kullanıcısı, ETDS’de işlem yapabilmesi için şirket tarafından yetkilendirilen
gerçek kişidir. Sistem kullanıcısı olarak yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar
veya üçüncü kişiler belirlenebilir.

Söz konusu yetki türlerinden herhangi birine, birkaçına veya tamamına sahip olan
sistem kullanıcısının ETDS’de yer alan kayıtlara erişim imkânının bulunduğu kabul
edilmekte ve bu erişim yetkisi aynı zamanda kullanıcıya sistemde yer alan kayıtları
indirme imkânı da sunmaktadır.

ETDS, ticaret şirketlerinin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler
kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterinin ve bu defterlere
yapılan kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına
ve ibrazına imkân sağlamaktadır.
Şirket ortaklarına ilişkin mevzuatın aradığı tüm bilgiler ve bunlardaki değişiklikler
ETDS’de oluşturulan pay defterinde kayıt altına alınabilir ve buradan takip
edilebilir.
Yönetim kurulu, müdürler kurulu ile genel kurul tarafından alınan kararlar
ETDS’de yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul
toplantı ve müzakere defterlerinde depo edilebilir.
ETDS, şirket tarafından yetkilendirilen kişilerin elektronik defterleri
görüntüleyebilmesine ve kayıt oluşturabilmesine; aynı zamanda sistemde
oluşturulan kayıtlar ve depo edilen kararların doğrulanabilir belge niteliğinde örnek
oluşturulmasına imkân sağlar.

Hayır, tüm yönetim organı üyeleri/yönetici ortakların defterleri görüntüleme
yetkisini haiz olması isteniyorsa bu yetkinin kendilerine tanımlanması
gerekmektedir. Söz konusu görev ve yetkiler kişilere doğrudan defterlere erişim
imkânı vermemektedir.
ETDS’de belirlenen yetkilerin kullanılabilmesi için İşletmenin Muhasebesiyle İlgili
Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ekinde
yer alan (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7-1.pdf) örneğe
uygun olarak düzenlenen kararla yetki belirlemesinin yapılması ve bunun ETDS’ye
tanımlanması gerekmektedir.

Sistem kullanıcısı e-Devlet üzerinden ETDS’ye elektronik imza, mobil imza veya
internet bankacılığı yöntemlerinden biriyle giriş yapmasının ardından yetkili
olduğu şirket ve defter türünü seçerek işlem yapabilir.

ETDS üzerinden oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin
yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından belirlenen sistem kullanıcısına
aittir.

Yabancı kimlik numarası veya mavi kart sahibi olmayan ve sistem kullanıcısı
olarak belirlenen kişiler için e-Devlet dışında ETDS üzerinden giriş
yapabilmelerine imkân sağlayan ayrı bir giriş alanı bulunmaktadır.
Bu kişilerin söz konusu alandan ETDS’ye giriş yapabilmeleri için noterler veya
ticaret sicili müdürlükleri aracılığıyla vergi kimlik numarası veya pasaport
numarası, mail adresi ile uyruk bilgilerinin sisteme tanımlanmış olması
gerekmektedir.
Bu işlemin ardından kişi, sayılan bilgileriyle ETDS ekranından giriş için işlemlerini
başlatır ve mail adresine gelen doğrulama kodunun sisteme girilmesiyle giriş işlemi
gerçekleşir.
Bu aşamadalar kişinin güncel ve aktif bir mail adresinin kullanılabilir olması önem
arz eder.