2026’da Elektronik Ticari Defter Zorunlu mu?

Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan “100 Soruda Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS)” dokümanı, işletmelerin 2026 itibarıyla elektronik ticari defter süreçlerine nasıl geçeceğini ayrıntılarıyla açıklıyor. Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı–müzakere defterinin elektronik ortamda tutulmasına yönelik tüm usul ve esaslar bu sistem üzerinden tanımlanmış durumda.

Bu blog yazısında, ETDS’nin ne olduğu, hangi defterlerin elektronik ortamda tutulacağı, 2026 yükümlülüklerinin kimleri kapsadığı, hangi şirketlerin zorunlu olduğu gibi temel konuları resmi kaynağa dayanarak açıklıyoruz.

ETDS Nedir? Hangi Amaçla Kullanılır?

ETDS; şirketlerin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda oluşturmasına, saklamasına, tutmasına ve ibraz etmesine imkân sağlayan bir sistemdir.
Bu defterlerdeki kararlar, bilgiler ve değişiklikler elektronik ortamda kayıt altına alınır ve gerektiğinde doğrulanabilir şekilde görüntülenebilir.

Elektronik Ticari Defterler Hangi Mevzuata Dayanır?

Elektronik ortamda tutulacak işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterler, 14.02.2025 tarihli İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ile düzenlenmiştir.

Ayrıca ETDS; Türk Ticaret Kanunu ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ hükümlerine dayanır.

Hangi Şirketler Hangi Defterleri Tutmak Zorundadır?

Resmi rehbere göre şirket türlerine göre tutulacak elektronik defterler şöyledir:

• Anonim şirketler: Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

• Limited şirketler: Pay Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (Müdürler Kurulu Karar Defteri isteğe bağlı)

• Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler: Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Defteri

• Kooperatifler: Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Defteri

• Kollektif ve adi komandit şirketler: Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

ETDS Kullanımı 2026’da Kimler İçin Zorunlu?

Kaynak dokümana göre ETDS’de defter tutma yükümlülüğü özellikle iki grubu kapsıyor:

1) 1 Ocak 2026’dan sonra kurulan tüm şirketler

01.01.2026 itibarıyla ticaret siciline ilk kez tescil edilecek tüm şirketler defterlerini ETDS üzerinden tutmak zorundadır.

2) Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketler

Aşağıdaki şirketler 01.07.2025 itibarıyla defterlerini ETDS’de tutmak zorundadır:

• Bankalar

• Finansal kiralama şirketleri

• Faktoring şirketleri

• Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri

• Varlık yönetim şirketleri

• Sigorta şirketleri

• Holdingler (anonim şirket şeklinde)

• Döviz büfesi işleten şirketler

• Umumi mağazacılık yapan şirketler

• Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri

• Ürün ihtisas borsaları

• Bağımsız denetim şirketleri

• Gözetim şirketleri

• Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri

• Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler

• Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler

Bu şirketler, tasfiye halinde olsalar dahi ETDS’ye geçmek zorundadır.

ETDS’ye Geçiş Nasıl Yapılır?

Fiziki defterlerden elektronik defterlere geçiş için:

• Yönetim organı kararı hazırlanır

• Noter aracılığıyla fiziki defterlerin kapanış onayı yapılır

• Kullanıcı bilgileri ve kapanış onayı sisteme tanımlanır

• ETDS’de elektronik defterler aktif hale getirilir

Kuruluşu 2026 sonrası yapılan şirketlerde ise defterler tescil anında otomatik olarak ETDS’de oluşturulur.

ETDS Ücretli mi?

Hayır. ETDS, Ticaret Bakanlığı tarafından ücretsiz bir kamu hizmeti olarak sunulmaktadır.
Defter oluşturma, kayıt ekleme, görüntüleme gibi işlemler için herhangi bir ücret alınmaz.

Elektronik Defterlerde Açılış ve Kapanış Onayı Var mı?

ETDS’de elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz.
Bu gereklilik yalnızca fiziki defterlerde geçerlidir.

Fiziki Defterden Elektronik Deftere Geçen Şirketler Eski Defterlerini Saklamalı mı?

Evet. Noter kapanış onayı yapılmış fiziki defterler, Türk Ticaret Kanunu gereğince 10 yıl süreyle saklanmalıdır.

ETDS’de Tutulan Defterler Nasıl Doğrulanır?

ETDS tarafından üretilen QR kod veya doğrulama kodu üzerinden belge doğrulaması yapılabilir.

ETDS’nin Avantajları Nelerdir?

Resmi dokümana göre elektronik ticari defter kullanımının bazı avantajları:

• Kaybolma, çalınma, sahte defter gibi riskler ortadan kalkar

• Açılış–kapanış tasdik süreçleri sona erer

• Basım, saklama ve tasdik maliyetleri azalır

• Kağıt tüketimi düşer

• Denetim süreçlerinde doğrulanabilir kayıt avantajı sağlar

2026 ile Birlikte Dijital Defter Dönemi Başlıyor

1 Ocak 2026 itibarıyla yeni kurulan tüm şirketler için ETDS zorunluluğu yürürlüğe giriyor.
Bakanlık iznine tabi şirketlerin ise bu süreci daha erken başlattığı görülüyor.

Ticaret Bakanlığı’nın yayımladığı kapsamlı rehber, Türkiye’de ticari defter yapısının elektronik ortama taşınmasının artık kalıcı bir dönüşüm olduğunu açıkça ortaya koyuyor.