Proforma Fatura Nedir, Kaç Gün Geçerlidir ve Bağlayıcı mıdır?
Proforma fatura ne demek?
Proforma fatura; satış gerçekleşmeden önce alıcıya ürün veya hizmete ilişkin fiyat, teslim ve ödeme koşullarını bildirmek amacıyla düzenlenen, teklif niteliğinde bir belgedir. Vergi mevzuatında “fatura” yerine geçmez ve mali yükümlülük doğurmaz. Özellikle ticari görüşmelerin netleşmesi, sipariş onayı alınması ve dış ticarette teklifin resmileştirilmesi amacıyla kullanılır.
Proforma fatura bağlayıcı mı?
Proforma fatura, hukuken bağlayıcı bir ticari fatura değildir. Teklif niteliğinde olup, tarafların mutabakatı sonrası imzalanan sözleşme veya verilen sipariş ile bağlayıcılık kazanır. Bu nedenle, sevkiyat veya hizmet ifası öncesinde düzenlenir, ancak satışın gerçekleşmesi halinde mutlaka yasal fatura kesilir.
Proforma fatura yasal mı?
Proforma fatura, yasal olarak düzenlenmesi serbest olan bir belgedir. Ancak Vergi Usul Kanunu uyarınca, mal teslimi veya hizmet sunumu yapıldıktan sonra en geç 7 gün içinde resmi fatura düzenlenmesi zorunludur. Proforma fatura, bu yükümlülüğü karşılamaz ve yalnızca ön bilgilendirme amacını taşır.
Proforma fatura kaç gün geçerlidir?
Proforma faturanın geçerlilik süresi mevzuatta sabit değildir. Uygulamada bu süre satıcı tarafından belirlenir ve genellikle 7, 14 veya 30 gün olarak belirtilir. Kur dalgalanmaları veya piyasa koşulları nedeniyle bu süreler kısaltılabilir. Geçerlilik süresi mutlaka proforma faturada belirtilmelidir.
Proforma fatura nerelerde kullanılır?
İhracat ve ithalatta teklif verme sürecinde
Alıcı ile fiyat ve koşulların teyit edilmesinde
Gümrük işlemleri ve akreditif açılışlarında
Yurtiçi satışlarda ön onay ve planlama aşamalarında
Proforma faturada bulunması gereken bilgiler
Belge üzerinde “Proforma Fatura” ibaresi
Düzenlenme tarihi ve belge numarası
Satıcı ve alıcının unvanı, adresi, vergi numarası
Ürün veya hizmetin cinsi, miktarı ve birim fiyatı
Ara toplam, KDV oranı (varsa) ve toplam tutar
Teslim şekli ve ödeme koşulları
Geçerlilik süresi
İmza veya yetkilendirilmiş kişi bilgileri
e-Fatura ve e-Arşiv Entegrasyonu ile Proforma Süreci
Proforma fatura resmi bir belge olmadığı için muhasebe kaydı yapılmaz. Ancak satış gerçekleştiğinde, alıcının durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura kesilir. Özellikle e-fatura programı veya fatura kesme programı kullanan firmalar, proforma faturalarını sistem üzerinden kolayca oluşturabilir ve e-posta yoluyla alıcıya iletebilir.
e-Fatura süreci:
Proforma fatura düzenlenir ve alıcıya iletilir.
Satış onayı alındığında sistem üzerinden e-Fatura kesilir.
e-Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden alıcıya iletilir.
e-Arşiv süreci:
Proforma fatura onaylandıktan sonra e-Arşiv fatura düzenlenir.
Müşteriye e-posta veya çıktı olarak iletilir.
Belgeler dijital ortamda arşivlenir.
Bu entegrasyon sayesinde firmalar hem zamandan tasarruf eder hem de fatura oluşturma ve fatura düzenleme süreçlerinde hata riskini azaltır.
Proforma faturayı düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler
Fatura yerine geçmediği açıkça belirtilmelidir.
Kur ve fiyat geçerlilik süresi net olarak yazılmalıdır.
Teslim ve ödeme şartları ayrıntılı olarak açıklanmalıdır.
Revizyon gerekiyorsa belge numarası değiştirilmelidir.
Sıkça Sorulan Sorular
1) Proforma fatura resmi bir belge midir?
Hayır. Proforma fatura resmi bir fatura değil, teklif niteliğinde bir ön belgedir.
2) Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?
Proforma fatura satış öncesinde düzenlenir, ticari fatura ise satış gerçekleştikten sonra kesilir ve yasal yükümlülük doğurur.
3) Proforma faturada KDV gösterilir mi?
Genellikle bilgilendirme amacıyla KDV oranı yazılır ancak bu tutar yasal tahsilat anlamına gelmez.
4) Proforma faturanın geçerlilik süresi neye göre belirlenir?
Tamamen satıcı ve piyasa koşullarına göre belirlenir, belge üzerinde mutlaka belirtilmelidir.
